◎ビジネスでのあいまい表現

先日のこと、当社の設備が故障してしまい、どのように対応してよいか

わからず、設備の故障状況を詳しく書いて、メーカへ午前中にFAXをしました。

 

メーカへ電話すると、電話受付の方が『あいにく技術の者は外出中ですから、伝えておきます。』との連絡。

 

夕方になっても電話がないので、あらためて電話をすると、

『まだ、外出しておりますので、しばらくすれば帰ります。

もうしわけありません』との返事でした。

 

結局、その日は連絡はなく、翌朝、9時に電話をすると別の方が

出られたので、昨日の状況を伝えると『技術の物は出かけております。伝えておきます』と全く昨日と同じ回答でした。

 

もしかしたら、このあいまいな言葉は、その会社の常套手段かも

しれませんね。...(泣)

 

さすがに腹が立ち私は『何時までに返事ができるんだ!』と厳しく

期限を切ると『午前中に技術者からかけさせます』とのことで、

10分後にすぐに電話がありました。(これにもびっくり)

 

おそらく、そのメーカーはいつも同じような対応なので、これからは

『何時までに誰がどのような方法で連絡が取れますか?』

約束をさせなくてはなりません。

 

あいまい言葉の排除はどうするべきか?

        ↓

5W1H(いつ・どこで・なにを・なぜ・だれが・どうする)を

はっきりさせること。

 

社内でも意外と問題が解決できないとき、5W1Hが明確で

ない場合が多いんですね。

 

『協力します』『考えます』『徹底します』『努力します』等は

全てあいまい言葉の一種です。

 

まず、誰がいつまでに何をどうするか? 時限と担当を決めないと

何も進まないし解決できない。まさに無責任なままの放置。

 

『また、会おう』と言う友人との約束は、永遠に守られないことが

多いものです。まずは『いつ』これが大切ですね。