先日のこと、当社の設備が故障してしまい、どのように対応してよいか
わからず、設備の故障状況を詳しく書いて、メーカへ午前中にＦＡＸをしました。
メーカへ電話すると、電話受付の方が『あいにく技術の者は外出中ですから、伝えておきます。』との連絡。
夕方になっても電話がないので、あらためて電話をすると、
『まだ、外出しておりますので、しばらくすれば帰ります。
もうしわけありません』との返事でした。
結局、その日は連絡はなく、翌朝、9時に電話をすると別の方が
出られたので、昨日の状況を伝えると『技術の物は出かけております。伝えておきます』と全く昨日と同じ回答でした。
もしかしたら、このあいまいな言葉は、その会社の常套手段かも
しれませんね。．．．(泣)
さすがに腹が立ち私は『何時までに返事ができるんだ！』と厳しく
期限を切ると『午前中に技術者からかけさせます』とのことで、
10分後にすぐに電話がありました。(これにもびっくり）
おそらく、そのメーカーはいつも同じような対応なので、これからは
『何時までに誰がどのような方法で連絡が取れますか？』と
約束をさせなくてはなりません。
あいまい言葉の排除はどうするべきか？
↓
５Ｗ1Ｈ(いつ・どこで・なにを・なぜ・だれが・どうする)を
はっきりさせること。
社内でも意外と問題が解決できないとき、5Ｗ1Ｈが明確で
ない場合が多いんですね。
『協力します』『考えます』『徹底します』『努力します』等は
全てあいまい言葉の一種です。
まず、誰がいつまでに何をどうするか？ 時限と担当を決めないと
何も進まないし解決できない。まさに無責任なままの放置。
『また、会おう』と言う友人との約束は、永遠に守られないことが
多いものです。まずは『いつ』これが大切ですね。
